Question 1

Kan ik het gratis uitproberen?

Accepted Answer

Ja. Je eerste 10 offertes zijn gratis, met alle functies van het Pro-plan erbij. Je gebruikt dus meteen de volledige tool, niet een afgeslankte versie. Je hebt geen creditcard nodig om te starten.

Voor het aanmaken van een account heb je wel je KVK- en BTW-nummer nodig. Zodra je die 10 offertes hebt gemaakt, kies je een betaald abonnement om verder te gaan.

Aanmelden duurt een paar minuten. Daarna kun je meteen beginnen met het invoeren van je diensten en je eerste offerte maken.

Question 2

Wat kost DoneQuote?

Accepted Answer

Je eerste 10 offertes die je naar een klant verstuurt zijn gratis, met alle functies van het Pro-plan erbij. Geen beperkte proefversie: je gebruikt de volledige tool. Er is geen creditcard nodig om te starten.

Daarna kies je een abonnement. Pro kost €99 per maand bij een jaarabonnement, of €119 per maand als je maandelijks betaalt (excl. btw), en dekt tot 100 offertes per maand met 3 gebruikers inbegrepen. Business kost €299 per maand bij jaarbetaling (€349 maandelijks) en geeft je 300 offertes per maand, 10 gebruikers, AI-intake, done-for-you onboarding en voorrang bij support. Werk je met meer dan 10 gebruikers of hoge volumes, dan stellen we een Scale-abonnement op maat samen.

Bij een jaarabonnement ligt de maandprijs lager dan bij maandelijks betalen. Je kunt op elk moment opzeggen, zonder minimale looptijd.

Question 3

Is DoneQuote geschikt voor mijn branche?

Accepted Answer

DoneQuote is gebouwd voor bedrijven waarbij offertes een terugkerend onderdeel zijn van het werk. Dat zijn onder andere installateurs, schilders, schoonmakers, dakdekkers, tuiniers, bouwbedrijven, maar ook evenementenbureaus, fotografen, webdesigners en andere creatieve dienstverleners. Als je een eigen dienstenpakket hebt met vaste of variabele tarieven, werkt het.

De tool is minder geschikt als je offertes volledig op maat maakt zonder enig patroon, of als je in een branche werkt met zeer complexe contractstructuren die uitgebreide juridische bepalingen vereisen. Voor de meeste kleine bedrijven en zelfstandigen valt het werk echter wel in herkenbare patronen, en precies daar helpt de AI.

Je kunt de AI beter laten werken voor jouw branche door goede instructies te geven: beschrijf hoe jij offertes aanpakt, welke aannames de AI mag maken, en hoe je prijzen zijn opgebouwd. Hoe meer context je geeft, hoe bruikbaarder de eerste versie van de offerte zal zijn.

Question 4

Hoe snel kan ik aan de slag?

Accepted Answer

Na aanmelden vul je je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KVK-nummer, en BTW-nummer. Dat duurt een paar minuten. Daarna voer je je diensten in met bijbehorende prijzen. Heb je een bestaande prijslijst als Excel, CSV, of PDF? Die kun je direct importeren, zodat je niet alles handmatig hoeft over te tikken.

Zodra je diensten staan, kun je je eerste offerte maken. Beschrijf de klus in gewone taal, laat de AI een voorstel genereren, pas eventueel een paar regels aan, en stuur de link naar je klant. Voor een standaard klus zit je al snel binnen vijf minuten klaar.

De meeste gebruikers zijn in totaal binnen een kwartier volledig ingesteld en hebben hun eerste offerte verstuurd. Je hoeft niets te installeren: DoneQuote werkt gewoon in je browser.

Question 5

Hoe werkt de AI bij het maken van een offerte?

Accepted Answer

Wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt, kun je de klus omschrijven in gewone taal. Schrijf bijvoorbeeld: "Badkamer renoveren, 4 bij 3 meter, inclusief tegels en sanitair vervangen." De AI verwerkt die tekst, herkent de werkzaamheden, en maakt een lijstje regelitems aan. Vervolgens koppelt hij die aan de diensten en prijzen die jij eerder hebt ingevoerd in je dienstencatalogus.

Het verschil met andere tools is dat de AI niet zomaar een generieke prijs verzint. Hij gaat uit van jouw eigen tarieven en beschrijvingen. Heb je een dienst "Tegelwerk per m²" staan op EUR 45,00, dan gebruikt de AI precies dat tarief. Je kunt ook foto's uploaden: de AI analyseert die en telt bijvoorbeeld het aantal ramen, deuren, of vierkante meters die behandeld moeten worden.

Na het genereren zijn alle regelitems gewoon bewerkbaar. Je kunt regels toevoegen, verwijderen, of aanpassen via een tekstveld ("Voeg 2 stopcontacten toe") of direct in de tabel. De AI is een startpunt, geen eindpunt. Jij stuurt de offerte pas op als jij tevreden bent.

Question 6

Wat is het verschil met een boekhoudpakket?

Accepted Answer

Boekhoudpakketten zoals Moneybird, e-Boekhouden, of Exact doen heel veel: facturen, bankimport, BTW-aangifte, jaarrekeningen. Dat maakt ze krachtig maar ook complex en soms duur. Voor veel zelfstandigen is 80% van die functies overbodig voor het dagelijks werk.

DoneQuote doet één ding en dat goed: offertes maken. De focus ligt op het snelste en slimste traject van "klant vraagt een prijs" naar "offerte is verstuurd". De AI, de dienstencatalogus, de fotoanalyse, het klantportaal: alles is gericht op dat ene proces. Er zijn geen facturen, geen bankkoppelingen, geen BTW-aangifte.

Dat betekent ook dat DoneQuote goed naast een boekhoudpakket kan bestaan. Je maakt de offerte in DoneQuote, de klant keurt goed, en als de opdracht door is maak je de factuur in je boekhoudpakket. Beide tools doen waar ze goed in zijn. Sommige gebruikers werken liever zo, anderen vinden één tool voor alles fijner. Dat is een persoonlijke keuze.

Question 7

Wat is DoneQuote precies?

Accepted Answer

DoneQuote is een online tool waarmee je snel en professionele offertes maakt, met hulp van AI. Je beschrijft een klus, plakt een e-mail, of uploadt een foto, en de AI stelt automatisch een complete offerte op met regelitems en prijzen op basis van jouw eigen dienstencatalogus. Jij controleert het resultaat en stuurt het door. Zo ben je in minuten klaar in plaats van een half uur.

Het platform is gemaakt voor Nederlandse zelfstandigen en kleine bedrijven die regelmatig offertes maken: installateurs, schilders, schoonmaakbedrijven, evenementenbureaus, designers, en anderen waarbij offertes een vast onderdeel zijn van elke opdracht. De tool kent de Nederlandse context: je voert je KVK-nummer en BTW-nummer in, en die verschijnen automatisch op je offertes.

DoneQuote is geen boekhoudpakket en geen factuurprogramma. Het richt zich specifiek op het maken en versturen van offertes. Dat betekent dat alles in de tool daarop afgestemd is: snel een offerte opstellen, overzichtelijk beheren, en makkelijk delen met je klant via een persoonlijke link.

Question 8

Werkt het ook op mijn telefoon?

Accepted Answer

DoneQuote is een webapplicatie die werkt in de browser op je telefoon, tablet, of computer. Je hoeft niets te installeren vanuit de App Store of Google Play. Open gewoon DoneQuote in Safari of Chrome op je telefoon en je hebt toegang tot al je offertes en functies.

De interface is ontworpen om ook op een kleiner scherm prettig te werken. Je kunt een offerte bekijken, aanpassen, en een klantlink kopiëren zonder dat je achter een laptop moet zitten. Foto's uploaden voor de fotoanalyse werkt ook op de telefoon: je maakt direct een foto met je camera of kiest er een uit je album.

Voor het instellen van je account, het invoeren van een uitgebreide dienstencatalogus, of het importeren van een prijslijst is een laptop of computer wel handiger. Maar voor het dagelijkse werk, snel een offerte versturen of een lopende offerte nakijken, werkt de telefoon prima.

Question 9

Zijn mijn gegevens veilig?

Accepted Answer

Je bedrijfsgegevens, klantinformatie, en offertes zijn alleen zichtbaar voor jou. Andere gebruikers van het platform hebben geen toegang tot jouw account of bestanden. Verbindingen met de server lopen via HTTPS, zodat gegevens versleuteld verstuurd worden.

De AI-functies van DoneQuote verwerken de tekst en foto's die jij aanlevert om offertes te genereren. Die invoer wordt niet gebruikt om AI-modellen opnieuw te trainen of om gegevens te delen met andere bedrijven. Jouw prijslijsten en klantgegevens blijven van jou.

DoneQuote is een Nederlandse dienst en opereert binnen de Europese wetgeving. Voor specifieke vragen over dataopslag en verwerkersovereenkomsten kun je contact opnemen via het e-mailadres op de website. Bij zakelijke abonnementen is een verwerkersovereenkomst beschikbaar op verzoek.

Question 10

Hoe maak ik een account aan?

Accepted Answer

Ga naar donequote.com en klik op "Aanmelden". Vul je e-mailadres, een wachtwoord, en je KVK- en BTW-nummer in. Je hebt geen creditcard nodig.

Na het aanmaken van je account kom je direct terecht in de setup. Hier vul je je bedrijfsnaam, adresgegevens, en logo aan. Die gegevens verschijnen automatisch op al je offertes.

Daarna ben je klaar om je diensten in te voeren en je eerste offerte te maken. Je eerste 10 offertes zijn gratis, met alle functies van Pro erbij.

Question 11

Hoe geef ik de AI instructies over mijn bedrijf?

Accepted Answer

Ga in het menu naar "Instructies". Hier schrijf je in gewone taal hoe jij wilt dat de AI zich gedraagt bij het opstellen van offertes. Geef aan welke aannames hij mag maken, hoe je kosten opgebouwd zijn, wat je standaard niet meeneemt in een offerte, of in welke toon je offertes schrijft.

Voorbeelden van nuttige instructies: "Rekenen altijd 10% opslag op materiaalkosten voor onvoorzien." Of: "Geef BTW altijd apart weer, ook als klant particulier is." Of: "Verplaatsingskosten nooit opnemen, die reken ik al in mijn uurtarief." Hoe specifieker, hoe beter de AI je werkwijze begrijpt.

Je hoeft de instructies niet perfect te schrijven bij de eerste keer. Begin met een paar basisregels en vul ze aan als je merkt dat de AI iets niet goed begrijpt. Het is een levend document dat je kunt bijstellen op basis van ervaring.

Question 12

Hoe stel ik mijn bedrijfsgegevens in?

Accepted Answer

Ga in het menu naar "Instellingen". Hier vind je een sectie voor je bedrijfsprofiel. Vul je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KVK-nummer, en BTW-nummer in. Deze gegevens verschijnen automatisch op al je offertes, zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft in te voeren.

Zorg dat je KVK- en BTW-nummer correct zijn ingevuld. Op een offerte moeten deze gegevens kloppen: een klant of accountant kan ze controleren. Als je een eenmanszaak hebt, is je BTW-nummer gebaseerd op je BSN-nummer; dat wordt op offertes weergegeven.

Je kunt je bedrijfsgegevens op elk moment aanpassen. Verander je van adres of telefoonnummer? Pas het aan in de instellingen en alle nieuwe offertes gebruiken automatisch de nieuwe gegevens. Bestaande offertes die al verstuurd zijn, veranderen niet mee.

Question 13

Hoe voer ik mijn diensten en prijzen in?

Accepted Answer

Ga in het menu naar "Diensten" en klik op "Dienst toevoegen". Per dienst vul je in: een naam, een korte omschrijving, de eenheid (bijvoorbeeld "per uur", "per m²", "per stuk"), en de prijs. Je kunt ook een BTW-percentage instellen per dienst.

Hoe gedetailleerder je je diensten omschrijft, hoe beter de AI straks een passende dienst kan kiezen bij het opstellen van een offerte. Een dienst die "Schilderwerk buitengevel" heet met een goede omschrijving geeft de AI veel meer houvast dan een dienst met alleen "Schilderen".

Heb je veel diensten? Dan is importeren handiger dan alles handmatig invoeren. Je kunt een bestaande prijslijst uploaden als Excel, CSV, of PDF, en de AI haalt daar automatisch de diensten en prijzen uit. Na de import controleer je het resultaat en past je eventueel een paar dingen aan.

Question 14

Wat zijn documenten en hoe upload ik ze?

Accepted Answer

Onder "Documenten" in het menu kun je bestanden uploaden die de AI mag gebruiken als achtergrondkennis. Denk aan een uitgebreide prijslijst, een productcatalogus van een leverancier, technische specificaties van materialen, of standaard werkwijzen die jij hanteert. De AI kan die informatie gebruiken bij het opstellen van offertes.

Het uploaden werkt simpel: klik op "Document uploaden" en kies een bestand. Ondersteunde formaten zijn PDF, Word-documenten, en platte tekstbestanden. Na het uploaden verwerkt de AI het document en voegt de inhoud toe aan zijn kennisbank voor jouw account.

Documenten zijn niet hetzelfde als je dienstencatalogus, die beheer je apart onder "Diensten". Documenten zijn meer achtergrondmateriaal: aanvullende informatie die de AI helpt om betere beslissingen te nemen bij onduidelijke of complexe situaties. Je hoeft niet per se documenten te uploaden om aan de slag te gaan, maar hoe meer relevante informatie je geeft, hoe preciezer de offertesuggesties worden.

Question 15

Hoe maak ik mijn eerste offerte?

Accepted Answer

Klik in het dashboard op "Nieuwe offerte". Je kiest of je de klus beschrijft in tekst, een foto uploadt, of beide combineert. Typ daarna wat er gedaan moet worden: "Keuken schilderen, 4 wanden, ruw pleisterwerk aanwezig." De AI genereert een voorstel met regelitems en prijzen op basis van je dienstencatalogus.

Werk je op een telefoon vanuit het offerte-overzicht, tik dan op **Nieuw**. Kies **Lege offerte** om zonder basis te beginnen, of **Van sjabloon** om eerst een template of standaardopbouw te kiezen.

Bekijk het voorstel. Als iets niet klopt of ontbreekt, pas je het aan via het tekstveld ("Verwijder de post voor afwerking, voeg 2 extra deuren toe") of direct in de tabel. Je kunt ook handmatig regels toevoegen. Als je tevreden bent, voeg je de klantgegevens toe en klik je op "Offerte opslaan".

Versturen doe je via een persoonlijke link die je naar je klant stuurt. De klant opent de link in zijn browser, ziet een nette weergave van de offerte, en kan die online goedkeuren. Je hoeft niets te exporteren of als bijlage te versturen als je dat niet wilt.

Question 16

Hoe voeg ik mijn logo toe?

Accepted Answer

Ga naar "Instellingen" en zoek de sectie voor je bedrijfsprofiel. Daar vind je een uploadknop voor je logo. Upload een afbeelding in PNG- of JPG-formaat. Een transparante achtergrond (PNG) werkt het beste, zodat het logo er netjes uitziet op een witte offerte.

Na het uploaden verschijnt je logo rechtsboven op alle offertes die je maakt. Klanten die de offerte via een link bekijken, zien ook jouw logo. Zo ziet de offerte er direct professioneel en herkenbaar uit.

Gebruik bij voorkeur een afbeelding met een breedte van minimaal 400 pixels, zodat het logo scherp blijft op schermen met een hogere resolutie. Hele grote bestanden zijn niet nodig: een logo van 100 tot 300 kilobyte is meer dan voldoende.

Question 17

Kan ik mijn bestaande prijslijst importeren?

Accepted Answer

In het menu onder "Diensten" vind je de optie om een prijslijst te importeren. Je kunt bestanden uploaden in de formaten Excel (.xlsx), CSV, of PDF. De AI leest het bestand en herkent de diensten, eenheden, en prijzen.

Na de import zie je een overzicht van wat de AI heeft herkend. Controleer de namen, eenheden, en bedragen voordat je opslaat. Soms staat een prijs in een vreemd formaat of heeft een dienst een onduidelijke naam: dat pas je dan even aan. Voor de meeste standaard prijslijsten gaat de import direct goed.

Als je prijslijst er wat onregelmatiger uitziet, bijvoorbeeld een Word-document of een PDF met een complexe opmaak, dan kan het zijn dat de AI niet alles perfect herkent. In dat geval is het handig om de belangrijkste diensten handmatig te controleren en eventueel bij te sturen.

Question 18

Kan ik een offerte als PDF downloaden?

Accepted Answer

In de offerte-editor staat een **Download**-knop. Daarmee krijg je de hele offerte als PDF: je bedrijfsgegevens, je logo, de klantgegevens, alle regels en de totalen. In dezelfde download zitten ook de foto's, de bijlagen, je interne notities en het AI-gesprek, plus een tekstbestand (`gegevens.md`) waar software en AI-assistenten snel mee kunnen werken.

Die download is bedoeld voor **je eigen administratie**, niet om naar de klant te sturen. De download bevat namelijk ook je interne notities, die niet voor de klant bestemd zijn.

Naar je klant stuur je geen bestand, maar de **persoonlijke link** naar de offerte. Zo ziet de klant altijd de actuele versie, kan hij in één klik akkoord geven, en zie jij wanneer de offerte bekeken is. Lees ook: [waarom we geen PDF-bestanden naar klanten sturen](/veelgestelde-vragen/waarom-geen-pdf).

Question 19

Gebruikt de AI altijd mijn eigen prijzen?

Accepted Answer

De AI verzint geen tarieven. Hij gebruikt de diensten en prijzen die jij hebt ingevoerd in je dienstencatalogus. Als jij "Schilderwerk binnenshuis" op EUR 38 per uur hebt staan, dan gebruikt de AI dat bedrag. Er worden geen marktprijzen of gemiddelden gebruikt als alternatief.

Als de AI een type werk herkent waarvoor geen passende dienst in je catalogus staat, kan hij een dienst toevoegen met een geschatte prijs. In dat geval zie je dat duidelijk in de offerte en kun je de prijs aanpassen of de dienst vervangen door een uit je eigen catalogus. Het is altijd verstandig de offerte na te kijken voor je hem verstuurt.

Wil je dat de AI nooit zelf prijzen invult als er geen match is? Geef dat aan in je AI-instructies: schrijf daar dat hij alleen diensten mag gebruiken die in de catalogus staan, en een opmerking moet plaatsen bij ontbrekende diensten in plaats van een prijs te schatten.

Question 20

Hoe werkt de foto-analyse?

Accepted Answer

Bij het aanmaken van een offerte kun je een foto toevoegen van de situatie waarvoor je een offerte maakt. Dat kan een foto zijn van een gevel die geschilderd moet worden, een badkamer die gerenoveerd wordt, een tuin die aangelegd wordt, of een ruimte die schoongemaakt moet worden.

De AI analyseert de foto en probeert relevante informatie te herkennen: het aantal ramen en deuren, de geschatte oppervlakte, het type materialen, of de staat van het object. Die informatie combineert hij met je beschrijving van de klus en je eigen dienstencatalogus om een offerte te genereren.

De fotoanalyse is een hulpmiddel, geen exacte meting. De AI doet een schatting op basis van wat hij ziet. Controleer altijd of de maten en hoeveelheden kloppen met wat je ter plekke hebt gemeten of gezien. Een goede foto vanuit een stabiel standpunt geeft de AI meer om mee te werken dan een wazige of scheve opname.

Als je een foto stuurt die niets met jouw vak te maken heeft (een landschap, een selfie, of iets willekeurigs), verzint de AI géén offerte. Je krijgt dan een lege concept terug, een korte beschrijving van wat de AI in de foto ziet, en één gerichte vraag om duidelijkheid te krijgen. Liever een vraag terug dan een verzonnen rij ramen.

Question 21

Hoe voeg ik een klant toe aan een offerte?

Accepted Answer

Op de offertepagina staat een veld voor de klant. Begin met typen en DoneQuote zoekt in je klantendatabase. Staat de klant er al in? Klik op zijn naam en de gegevens worden ingevuld. Staat hij er nog niet in? Je kunt direct vanuit de offerte een nieuwe klant aanmaken met naam, adres, en e-mailadres.

Nieuwe klanten worden automatisch opgeslagen in je klantenlijst onder "Klanten". Zo bouw je gaandeweg een klantendatabase op zonder dat je er apart tijd aan moet besteden.

Als je een klant hebt met meerdere vestigingen of contactpersonen, kun je ze apart opslaan in de klantenlijst met een aparte naam of een toevoeging in de naam. Er is momenteel één contactpersoon per klant per offerte.

Question 22

Kan ik meerdere offertes tegelijk beheren?

Accepted Answer

In het menu onder "Offertes" vind je een overzicht van alle offertes die je hebt gemaakt. Elke offerte toont de status (concept, verzonden, goedgekeurd, afgewezen), de klant, het totaalbedrag, en de datum. Zo heb je in één oogopslag overzicht over wat er open staat.

Je kunt offertes filteren op status, zoeken op klantnaam, en sorteren op datum of bedrag. Als je met meerdere klanten tegelijk bezig bent, is dat overzicht de snelste manier om bij te houden wat er nog actie vereist.

De inhoud van meerdere offertes tegelijk aanpassen is niet mogelijk: elke offerte heeft zijn eigen inhoud. Je kunt in het overzicht wel offertes aanvinken en ze samen naar de prullenbak verplaatsen. Bij één geselecteerde offerte kun je ook **Dupliceer** kiezen; bij twee of meer verdwijnt die actie. Met **Wis** stop je de selectie zonder iets te veranderen.

Question 23

Hoe pas ik een offerte aan met AI?

Accepted Answer

Op de offertepagina staat een tekstveld waarmee je de AI kunt aansturen. Typ wat er moet veranderen, net zoals je het aan een collega zou uitleggen. Voorbeelden: "Voeg 3 dakramen toe van EUR 85 per stuk", "Verwijder de post voor egalisatie", of "Verdubbel het aantal uren voor schilderwerk buitengevel." De AI verwerkt de opdracht en past de regelitems aan.

Je ziet de wijziging direct in de offerte. Als het niet klopt, kun je de aanpassing ongedaan maken of een nieuwe instructie geven. De AI houdt rekening met je bestaande diensten en prijzen bij het toevoegen van nieuwe regels.

Dit werkt het beste voor overzichtelijke aanpassingen: iets toevoegen, verwijderen, of een hoeveelheid aanpassen. Voor kleine correcties zoals een typefout of een prijs die je net iets anders wilt, is het handmatig bewerken van de tabelrij vaak sneller.

Question 24

Kan ik een offerte handmatig bewerken?

Accepted Answer

Alle regelitems in een offerte zijn handmatig aan te passen. Klik op een rij om de omschrijving, hoeveelheid, eenheid, of prijs te wijzigen. Je kunt ook nieuwe regels toevoegen via de knop onderaan de lijst, of bestaande regels verwijderen.

Bovenaan de offerte staan ook velden voor de koptekst en een persoonlijke aanhef of inleiding. Die zijn ook bewerkbaar. Zo kun je een specifieke opmerking voor deze klant toevoegen, of een afwijkende betalingstermijn vermelden.

Je kunt de AI en handmatig bewerken door elkaar gebruiken. Laat de AI het zware werk doen voor de bulk van de regelitems, en pas daarna handmatig de details aan die de AI niet goed kon raden. Dat combineert het beste van beide: snelheid en precisie.

Question 25

Kan ik een bestaande offerte kopiëren?

Accepted Answer

Op de offertepagina of in het offerte-overzicht kun je een offerte kopiëren via het menu met opties. Er wordt een nieuwe offerte aangemaakt met dezelfde regelitems, omschrijvingen, en prijzen, maar zonder de klantgegevens. Die vul je daarna in voor de nieuwe klant.

Dit is handig als je voor meerdere klanten vergelijkbare werkzaamheden uitvoert, of als je aan het begin van een project al een sjabloon wilt klaar zetten. De gekopieerde offerte staat compleet los van het origineel: wijzigingen in de kopie hebben geen effect op de originele offerte.

Je kunt de kopie daarna verder aanpassen met de AI of handmatig. Verander hoeveelheden, voeg regels toe of verwijder ze, en pas de klantgegevens aan. Zo bespaar je de tijd van het opnieuw genereren als de basis al goed staat.

Question 26

Hoe werken versies van een offerte?

Accepted Answer

Elke keer dat je een offerte opslaat of een grotere aanpassing doet, slaat DoneQuote een versie op. Zo houd je een geschiedenis bij van hoe de offerte er eerder uitzag. Dit is handig als een klant vraagt naar de vorige versie, of als je per ongeluk iets hebt gewijzigd dat je niet bedoelde.

Je kunt de versiegeschiedenis bekijken via de offertepagina. Klik op het versie-icoon of de link "Versies" om een overzicht te zien van eerdere versies met datum en tijdstip. Je kunt een eerdere versie bekijken en indien nodig terugzetten.

Versies worden automatisch aangemaakt; je hoeft daar niets voor te doen. Het systeem werkt op de achtergrond, zodat je gewoon kunt werken zonder steeds handmatig op te slaan. Wijzigingen worden regelmatig automatisch opgeslagen.

Question 27

Hoe zet ik een aanvraag om in een offerte?

Accepted Answer

Inkomende aanvragen via je aanvraagpagina verschijnen in het dashboard onder **Aanvragen**. Open een aanvraag om de details te lezen: wat de klant vraagt, de contactgegevens, eventuele foto's en het volledige AI-gesprek dat de klant heeft gevoerd.

Complete aanvragen worden standaard automatisch omgezet in een conceptofferte. De AI leest de aanvraag, neemt de klantgegevens over en maakt regelitems op basis van jouw dienstencatalogus. Jij controleert het concept, past eventueel iets aan en verstuurt daarna de offertelink.

Heb je **Automatisch offertes maken** uitgezet bij **Instellingen → Aanvraagformulier**? Dan blijft de aanvraag onder **Aanvragen** staan. Open de aanvraag en klik op **Offerte maken** om dezelfde omzetting handmatig te starten.

Als de aanvraag te vaag is om direct een goede offerte op te maken, kun je de klant eerst om meer informatie vragen voordat je de offerte genereert. Je kunt de aanvraag in dat geval openlaten totdat je genoeg weet.

Question 28

Hoe werkt de AI-intake op je aanvraagpagina?

Accepted Answer

DoneQuote geeft je een persoonlijke aanvraagpagina met een eigen URL die je deelt met potentiële klanten. In plaats van een leeg formulier krijgt je klant een korte AI-chat die doorvraagt zoals jij dat zou doen: waar het over gaat, het adres, maten, en de specifieke details die jouw vak nodig heeft. De AI kent je diensten, dus de vragen passen zich aan aan de klus.

Antwoorden gaan snel: bij een korte keuzelijst maakt de chatinvoer tijdelijk plaats voor een witte vragenkaart in jouw kleuren en vormgeving. De klant kiest een antwoord of typt iets anders in het duidelijke **Anders…**-veld; daarna komt de gewone invoer terug. Foto's van de situatie kunnen ook mee. Als het gesprek klaar is, verschijnt de complete aanvraag in je dashboard onder **Aanvragen**, met het hele gesprek erbij.

Standaard zet DoneQuote een complete aanvraag automatisch om in een conceptofferte. Jij controleert het concept en verstuurt het pas daarna. Heb je **Automatisch offertes maken** uitgezet? Dan blijft de aanvraag onder **Aanvragen** staan en klik je zelf op **Offerte maken** wanneer je er een concept van wilt maken.

Liever een klassiek formulier? Elke aanvraagpagina heeft er ook een. Kan de AI-chat niet verder? Dan krijgt je klant een link naar dat formulier. Eerder ingevulde gegevens worden waar mogelijk alvast meegenomen.

Question 29

Kan een e-mail automatisch een offerte worden?

Accepted Answer

Ja. Naast je aanvraaglink kun je aanvragen ook via e-mail binnenkrijgen. Je stuurt een klantmail door naar je persoonlijke DoneQuote-inbox, en de AI leest de mail (inclusief bijlagen zoals foto's of een PDF) en maakt er een aanvraag van. Staat automatisch omzetten aan, dan wordt het meteen een conceptofferte met regelitems uit jouw prijslijst.

Voor de veiligheid stel je in welke afzenders mogen doorsturen, zodat alleen jouw eigen mailboxen een aanvraag kunnen aanmaken. Je vindt deze instelling bij **Instellingen → Inbox**.

Het concept verschijnt in je dashboard, net als een aanvraag via het formulier of de AI-chat. Je controleert het, past aan waar nodig, en verstuurt de offertielink naar de klant. Zo wordt een losse e-mail zonder overtypen een verzendklare offerte.

Question 30

Waarom sturen we geen PDF-bestanden naar klanten?

Accepted Answer

Bij DoneQuote deel je een offerte als een **persoonlijke link**, niet als PDF-bijlage. Dat is een bewuste keuze.

Een PDF is een momentopname. Zodra je iets aanpast (een prijs, een regel, een datum) klopt het bestand dat de klant in zijn mailbox heeft niet meer, en moet je een nieuwe versie sturen. Voor je het weet circuleren er drie PDF's en weet niemand meer welke de juiste is.

De offertelink lost dat op:

- **Altijd actueel.** De klant ziet automatisch de laatste versie. Pas je iets aan, dan hoef je niets opnieuw te sturen.
- **Akkoord in één klik.** De klant geeft direct goedkeuring of stelt een vraag op de pagina zelf, zonder heen-en-weer met handtekeningen op papier.
- **Inzicht voor jou.** Je ziet wanneer de offerte bekeken is en wanneer er gereageerd wordt.
- **Compleet.** Foto's, bijlagen en toelichting staan netjes bij elkaar, ook op de telefoon.

Wil je toch een bestand voor je eigen administratie? Dat kan: in de editor download je de hele offerte als PDF. Die is bedoeld voor jezelf, niet om naar de klant te sturen. Zie [Kan ik een offerte als PDF downloaden?](/veelgestelde-vragen/offerte-als-pdf).

Question 31

Kan een klant een offerte online goedkeuren?

Accepted Answer

Onderaan de offerte in het klantportaal staat een duidelijke knop waarmee de klant de offerte kan accepteren. Na een klik bevestigt de klant dat hij akkoord gaat met de offerte zoals die er ligt. De datum en het tijdstip van de goedkeuring worden geregistreerd.

Zodra de klant akkoord heeft gegeven, verandert de status van de offerte in je dashboard naar "Goedgekeurd". Je kunt ook een melding instellen zodat je direct een e-mail ontvangt bij een goedkeuring. Zo mis je nooit een akkoord, ook als je op dat moment niet in de tool kijkt.

Een online goedkeuring via de tool heeft dezelfde zakelijke waarde als een akkoord per e-mail: het is een schriftelijke bevestiging van de klant dat hij instemt met de offerte. Wil je meer formele zekerheid, dan kun je ook om een handtekening vragen buiten de tool om.

Question 32

Wat als een klant een aanpassing wil?

Accepted Answer

Als een klant vragen heeft of iets wil veranderen, verwerk je de aanpassing in de offerte in DoneQuote. Gebruik de AI ("Vervang de post voor keukenblad door aanrechtblad van EUR 320") of pas de regels handmatig aan. Sla de wijzigingen op.

De klant hoeft geen nieuwe link te ontvangen. De bestaande link toont altijd de meest actuele versie van de offerte. Stuur je klant een berichtje dat de offerte is bijgewerkt, dan kan hij die direct bekijken en alsnog goedkeuren.

Als een klant de offerte heeft afgewezen of er is een misverstand over de scope, kun je ook een volledig nieuwe offerte aanmaken op basis van de bestaande (via kopiëren). Zo houd je de originele versie intact en werk je verder met een schone lei voor de herziene versie.

Question 33

Hoe beheer ik mijn klantgegevens?

Accepted Answer

In het menu staat een sectie "Klanten" met een overzicht van alle klanten in je account. Per klant zie je de naam, het e-mailadres, en eventueel het adres en telefoonnummer. Je kunt klanten handmatig toevoegen, bewerken, of verwijderen.

Klanten die je aan een offerte koppelt, worden automatisch opgeslagen in de klantendatabase. Zo bouw je gaandeweg een overzicht op van iedereen met wie je hebt gewerkt, zonder dat je daar extra moeite voor doet. Bij een volgende opdracht van dezelfde klant kun je hem snel terugvinden en aan de nieuwe offerte koppelen.

Je kunt vanuit de klantpagina ook een overzicht zien van alle offertes die je voor die klant hebt gemaakt. Dat geeft je snel inzicht in de opdrachthistorie: welke klussen gedaan zijn, wat ze hebben gekost, en of er openstaande offertes zijn.

Question 34

Wat ziet mijn klant in het klantportaal?

Accepted Answer

Wanneer een klant de offertielink opent, ziet hij een overzichtelijke weergave van de offerte. Bovenaan staan jouw bedrijfsgegevens en logo, daarna de klantgegevens, de offertetitel en eventuele inleiding, en vervolgens de lijst met regelitems met hoeveelheden, prijzen, en totalen inclusief BTW.

De klant ziet geen interne notities, versiegeschiedenissen, of andere informatie die alleen voor jou bedoeld is. Hij ziet precies wat jij hem wilt laten zien: een professionele, leesbare offerte.

Onderaan de offerte kan de klant de offerte goedkeuren met een klik op de accordeerknop. Na goedkeuring krijg jij een melding en verandert de status van de offerte naar "Goedgekeurd". De klant kan ook commentaar achterlaten als hij vragen heeft of iets wil aanpassen.

Question 35

Hoe deel ik een offerte met mijn klant?

Accepted Answer

Elke offerte in DoneQuote krijgt een unieke, persoonlijke link. Die link stuur je naar je klant per e-mail, WhatsApp, of via welk kanaal jij normaal communiceert. De klant klikt op de link en ziet de offerte direct in zijn browser, netjes opgemaakt met je logo en bedrijfsgegevens.

De klant hoeft geen account aan te maken en hoeft niets te installeren. De link werkt op elk apparaat: computer, tablet, of telefoon. Zolang de offerte geldig is, kan de klant de link altijd openen.

Als je de offerte aanpast nadat je de link al hebt gedeeld, ziet de klant automatisch de meest recente versie. Je hoeft geen nieuwe link te sturen bij kleine aanpassingen. Wil je toch zeker weten dat de klant op de hoogte is van een grote wijziging? Stuur hem dan even een berichtje.

Question 36

Kan ik een offerte per e-mail versturen?

Accepted Answer

DoneQuote stuurt e-mails niet automatisch namens jou. Je kopieert de offertielink en plakt die in een e-mail die je zelf stuurt vanuit je eigen e-mailprogramma. Zo houd jij controle over de toon van het begeleidend bericht en de afzender.

Dit heeft ook een voordeel: de e-mail komt van jouw eigen adres en niet van een onbekend systeem. Klanten vertrouwen een e-mail van hun vaste contactpersoon meer dan een geautomatiseerde mail van een platform.

Als je liever een PDF meestuurt als bijlage, kun je de offerte exporteren als PDF en die als bijlage toevoegen aan je e-mail. Houd er wel rekening mee dat een PDF een statisch bestand is: als je later de offerte aanpast, moet je een nieuwe PDF genereren en opnieuw sturen.

Question 37

Welke betaalmethodes worden geaccepteerd?

Accepted Answer

Je kunt op twee manieren betalen: met een creditcard, of via een factuur die je maandelijks of jaarlijks ontvangt. Bij jaarlijks betalen ligt de maandprijs lager dan bij maandelijks betalen.

Beide betaalmethodes geven toegang tot dezelfde functies. Je kiest je betaalmethode en factuurtermijn bij het upgraden, vanuit het adminpaneel in de app.

Wil je later overstappen naar een andere betaalmethode of termijn, stuur ons dan een bericht.

Question 38

Kan ik mijn geld terugkrijgen?

Accepted Answer

DoneQuote heeft geen geld-terug-garantie. Je kunt wel op elk moment opzeggen, zonder minimale looptijd: je betaalt dan niet meer voor de volgende periode.

Is er iets misgegaan, of klopt een betaling niet, stuur ons dan een bericht. We kijken altijd naar een passende oplossing.

Twijfel je of een abonnement bij je past? Je eerste 10 verstuurde offertes zijn gratis met alle functies van Pro, zodat je de tool eerst kunt uitproberen voordat je betaalt.

Question 39

Wat is het verschil tussen de proefperiode en Pro?

Accepted Answer

Er is geen los gratis plan. Je begint met een proefperiode waarin je alle functies van Pro gebruikt, dat verandert niet zodra je later upgradet.

Het enige verschil is de teller: je eerste 10 offertes die je naar een klant verstuurt zijn gratis. Het gaat om versturen, niet om aanmaken, je kunt dus zoveel concepten maken als je wilt. Zodra je die 10 verstuurde offertes op zijn, kies je een betaald abonnement om te blijven versturen.

Twijfel je welk abonnement past? Kijk naar je offertevolume tijdens de proefperiode. Verstuur je er al veel, dan past Business met 300 offertes per maand mogelijk beter dan Pro met 100.

Question 40

Hoe upgrade ik naar Pro?

Accepted Answer

Je upgradet vanuit het adminpaneel in de app: kies daar het abonnement dat bij je past en rond de betaling af. Twijfel je welk abonnement past, stuur ons dan een bericht, we denken graag mee.

Je bestaande offertes, klanten, diensten en instellingen blijven gewoon staan bij het upgraden. Zodra je bent geüpgraded heb je direct toegang tot alle functies van je nieuwe abonnement.

Question 41

Hoe zeg ik mijn abonnement op?

Accepted Answer

Je zegt op vanuit het adminpaneel in de app, of door ons een bericht te sturen. We regelen de opzegging voor je.

Je opzegging gaat in aan het einde van je huidige factuurperiode: bij een maandabonnement is dat aan het einde van de maand, bij een jaarabonnement aan het einde van het jaar. Tot dat moment blijf je gewoon toegang houden.

Er zijn geen opzegkosten en geen minimale looptijd. Je kunt op elk moment opzeggen.

Question 42

Wat kost het Pro-plan?

Accepted Answer

Pro kost €99 per maand bij een jaarabonnement, of €119 per maand als je liever maandelijks betaalt. Beide prijzen zijn excl. btw.

Je krijgt 100 offertes per maand en 3 gebruikers inbegrepen. Een extra gebruiker kost €25 per maand.

Heb je meer offertes of gebruikers per maand nodig, kijk dan naar het Business-plan.

Question 43

Wanneer moet ik upgraden naar Pro?

Accepted Answer

Je proefperiode geeft je 10 gratis verstuurde offertes met alle functies van Pro. Zodra je die op zijn, is een betaald abonnement nodig om te blijven versturen. Weet je al zeker dat DoneQuote bij je past, dan kun je ook eerder upgraden.

Pro past bij de meeste zelfstandigen en kleine teams: tot 100 offertes per maand en 3 gebruikers inbegrepen. Maak je structureel meer offertes, werk je met een groter team, of wil je AI-intake, done-for-you onboarding en voorrang bij support, dan past Business met 300 offertes per maand en 10 gebruikers beter.

Er is geen jaarcontract nodig om te upgraden. Je upgradet op het moment dat het nodig is.

Question 44

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?

Accepted Answer

Als je opzegt, loopt je abonnement door tot het einde van je huidige factuurperiode. Daarna blijven al je offertes, klanten, diensten en documenten gewoon toegankelijk. Er wordt niets verwijderd.

Zit er iets niet lekker aan je abonnement of loop je tegen een probleem aan, stuur ons dan een bericht. We kijken altijd naar een passende oplossing.

Wil je je account volledig laten verwijderen, geef dat dan expliciet aan. We verwijderen dan al je gegevens permanent. Dat gebeurt niet automatisch bij opzeggen.

Alles over DoneQuote

DoneQuote ontdekken

Aan de slag

Dagelijks gebruik

Klanten & delen

Prijzen & abonnement

Je volgende offerte?
Klaar in twee minuten.